PROCEDURA PER LA GESTIONE DI SEGNALAZIONI E DENUNCE RIGUARDANTI VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO

1. OGGETTO

La presente Procedura disciplina le modalità di gestione di denunce, reclami e segnalazioni (in seguito “denunce”) di violazione dei principi etico-comportamentali previsti dal Codice Etico Politubes S.r.l. e classificati in cinque macro-categorie (in seguito “violazioni”):

  1. appropriazione indebita: furto o uso improprio dei beni dell’Organizzazione (ad esempio denaro, beni materiali, dati e informazioni, compresa la proprietà intellettuale) a beneficio di colui che commette la frode;
  2. frodi nell’informativa economico-finanziaria: errori od omissioni intenzionali di informazioni e/o valori ovvero presentazione degli stessi in maniera non conforme rispetto ai principi contabili generalmente accettati, al fine di trarre in inganno i destinatari;
  3. corruzione: uso improprio della propria influenza in un rapporto d’affari o in una operazione commerciale in violazione della legge o del dovere d’ufficio, al fine di ottenere un beneficio diretto o indiretto;
  4. atti illeciti: violazione intenzionale di leggi e/o regolamenti normativi;
  5. altre violazioni: qualsiasi comportamento disallineato rispetto ai principi espressi nel Codice Etico o significativamente difforme da politiche e procedure adottate e diffuse da Politubes S.r.l..

Sono prese in considerazione le denunce pervenute dai componenti degli Organi Sociali, dal Personale (Dipendente e non) e da tutti coloro che, direttamente indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano con Politubes S.r.l. rapporti e relazioni, o, comunque, operano per perseguirne gli obiettivi (“Denuncianti”).
Politubes S.r.l. si impegna a salvaguardare l’anonimato del denunciante e a garantire che lo stesso non sia oggetto di alcuna forma di ritorsione.

2. MODALITÀ DI SEGNALAZIONE

La denuncia della violazione può essere inoltrata tramite lettera o via e-mail, firmata o in forma anonima ad uno dei seguenti indirizzi:

  1. per posta ordinaria a Politubes S.r.l., Corso di Porta Nuova 15 – 20121 Milano, all’attenzione dell’Amministratore Unico, in qualità di Organismo di Vigilanza;
  2. via e-mail a: segnalazioni@politubes.com.

Si incoraggiano comunque i Denuncianti a non effettuare segnalazioni in forma anonima, al fine di facilitare l’eventuale attività di investigazione. Politubes S.r.l. assicura la massima protezione dei dati dei Denuncianti e contrasta qualsiasi ritorsione nei confronti di chi segnala presunte violazioni.

3. ITER DI SEGNALAZIONE
  1. Tutte le denunce di violazioni pervenute, indipendentemente da chi le riceva e dalla fonte, devono essere inviate all’attenzione dell’Amministratore Unico.
  2. L’Amministratore Unico, avvalendosi del supporto di altre funzioni competenti, farà in modo che tutte le denunce ricevute vengano:
    • registrate e custodite;
    • qualificate (archiviazione o attivazione accertamenti) con esplicitazione delle motivazioni che hanno indotto alla decisione;
    • sottoposte, ove ritenuto necessario, al processo di verifica con informativa alle parti interessate.
  3. Al fine di attivare le verifiche necessarie l’Amministratore Unico può, a sua discrezione, avvalersi di qualsiasi funzione che ritenga abbia la professionalità e/o le conoscenze per fornirgli il necessario supporto.
  4. Spetta all’Amministratore Unico valutare se sia necessario informare preventivamente il denunciato e/o il denunciante prima di procedere all’istruttoria.
  5. L’Amministratore Unico sospende o interrompe in qualunque momento l’istruttoria qualora venga rilevata l’infondatezza della denuncia e, nel caso venga accertata la malafede del denunciante, si riserva di proporre l’avvio di un procedimento nei suoi confronti.
  6. L’Amministratore Unico, nel rispetto dei necessari criteri di riservatezza, comunica i risultati delle verifiche e gli eventuali provvedimenti proposti a rimedio delle irregolarità riscontrate al/i Responsabile/i della/e Funzione/i interessata/e.
  7. In caso di denunce riguardanti il bilancio, la contabilità, i controlli interni e la revisione contabile, può richiedere ulteriori approfondimenti al Responsabile/i della/e Funzione/i interessata/e. sia interno che esterno.
4. PROTEZIONE DEL DENUNCIANTE

In conformità con le best practices in materia, Politubes S.r.l. non tollera alcun tipo di ritorsione nei confronti di chi, in buona fede, denunci un’attività illecita o una violazione o fornisca assistenza all’Amministratore Unico e/o al Management nell’attività di investigazione.

L’Amministratore Unico non rivela l’identità di chi effettua la denuncia e non tollera iniziative che abbiano l’obiettivo di identificare il denunciante.

Politubes S.r.l. assicura inoltre che le segnalazioni ricevute siano trattate con assoluta confidenzialità e riservatezza, in linea con le disposizioni normative.

5. ADOZIONE DELLA PROCEDURA ED INFORMAZIONI AI DIPENDENTI ED AI TERZI

La presente Procedura è stata approvata in data 11 gennaio 2022.

Al fine di dare efficacia alla comunicazione ed alla formazione nei confronti dei Dipendenti, l’Amministrazione attiverà il seguente processo:

  • invio a mezzo e-mail del testo della Procedura, ai Responsabili delle funzioni;
  • affissione in bacheca della presente procedura;
  • indicazione dei riferimenti cui indirizzare le denunce;
  • inserimento della Procedura sul website, in modo da dare possibilità anche a soggetti esterni di prendere visione del suo contenuto.

INFORAMTIVA PRIVACY

Ai fini della legislazione vigente in materia di protezione dei dati (incluso a titolo esemplificativo ma non limitativo il Regolamento generale sulla protezione dei dati (Regolamento (UE) 2016/679) (General Data Protection Regulation, o “GDPR”), il Titolare dei vostri dati personali è: Politubes Srl, con sede legale in Corso di Porta Nuova 15, , 20122 – Milano – Italia, e con sede produttiva in Burago di Molgora (MB) via E. Fermi,9/11 – Italia, Partita IVA: IT 07346410967, politubes@legalmail.it.
I dati verranno trattati nei locali di Politubes in Burago di Molgora (MB) via E. Fermi,9/11, Italia.

I NOSTRI PRINCIPI GUIDA

Proteggiamo i dati personali in modo serio, lecito, corretto e trasparente nei confronti degli interessati. I vostri dati sono trattati con grande attenzione e nel pieno rispetto della legge applicabile sul trattamento dati. Misure di sicurezza sia organizzative che tecniche sono state adottate per proteggere i dati personali durante il trattamento. I nostri partner che ci supportano dovranno rispettare a loro volta tali disposizioni.

I SUOI DATI PERSONALI SONO TRATTATI
  1. senza il vostro consenso espresso (art. 24 lett. a), b), c) Codice Privacy e art. 6 lett. b), e) GDPR), per le seguenti finalità:
    • concludere i contratti in corso con la nostra azienda;
    • adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con voi in essere;
    • adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa; comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come ad esempio in materia di antiriciclaggio);
    • esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio.
  2. Solo previo vostro specifico e distinto consenso (artt. 23 e 130 Codice Privacy e art. 7 GDPR), per le seguenti finalità di marketing:
    • inviarLe via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici, newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dal Titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi;
    • inviarLe via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici comunicazioni commerciali e/o promozionali di soggetti terzi (ad esempio, business partner, compagnie assicurative, altre società collegate alla nostra azienda).
CON CHI CONDIVIDIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI

Ove appropriato e in conformità alle leggi e ai requisiti vigenti a livello locale, possiamo trasmettere i vostri dati personali, in varie modalità e per vari motivi, alle seguenti categorie di soggetti:

  • Autorità fiscali, di audit o di altro tipo, quando riteniamo in buona fede che la legge o altri regolamenti ci impongano di condividere questi dati (ad esempio per richieste da parte dell’autorità fiscale o in relazione a un’eventuale controversia prevista); o Fornitori esterni di servizi, che agiscono a nostro nome (inclusi consulenti esterni, soci d’affari e professionisti quali avvocati, revisori e contabili, consulenti informatici e addetti al supporto tecnico che eseguono verifiche e attività di sviluppo sui nostri sistemi informatici);
  • Fornitori esterni di servizi informatici e di archiviazione di documenti in outsourcing, laddove vi sia un idoneo accordo di trattamento dei dati (o protezioni simili);
  • Piattaforme e fornitori di tecnologia di marketing;
  • Incaricati al trattamento dati (tutti i dipendenti, soci, amministratori e collaboratori del titolare ai quali si affida la gestione dei servizi richiesti alla nostra azienda).

Trasmettiamo i vostri dati ad altri destinatari solo laddove necessario per adempiere a un contratto con voi, o in presenza di un legittimo interesse, nostro o del destinatario, alla divulgazione dei vostri dati, o qualora abbiate dato il vostro consenso a tale trasmissione.

TRASMISSIONE A SOGGETTI AL DI FUORI DELLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO

Noi trasferiamo i dati personali anche a soggetti che si trovano al di fuori dello spazio economico europeo, i cosiddetti paesi terzi. In tal caso noi garantiamo, prima che qualsiasi dato sia condiviso, che o un appropriato livello di protezione dati sia mantenuto dal ricevente (ad es. sulla base di una decisione di adeguatezza presa dalla Commissione Europea per il rispettivo Paese o l’accordo su clausole contrattuali standard tra l’Unione Europea ed il ricevente) o che voi abbiate prestato il consenso a tale condivisione.

Siamo felici di potervi fornire una visuale di tutti i riceventi in paesi terzi ed una copia delle specifiche clausole concordate per garantire un appropriato livello di protezione dei dati. Per fare tale richiesta si prega di utilizzare i dati di contatto forniti alla fine di questa Informativa sulla Protezione dei Dati.

COME PROTEGGIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI

Il trattamento dei dati avverrà con e senza l’ausilio di strumenti elettronici, in ogni caso mediante l’adozione delle misure di sicurezza previste dalla normativa vigente.

Ci impegniamo ad adottare tutte le misure opportune e ragionevoli per proteggere da utilizzo improprio, perdita o accesso non autorizzato le informazioni personali da noi conservate.

A tale scopo, abbiamo messo in atto una serie di apposite misure tecniche e organizzative. Sono incluse misure per far fronte a qualsiasi sospetta violazione dei dati.

Qualora sospettiate un eventuale utilizzo improprio oppure la perdita o l’accesso non autorizzato ai vostri dati personali, vi invitiamo a comunicarcelo immediatamente.

I VOSTRI DIRITTI

In caso di reclami, potete trovare di seguito un elenco dei vostri diritti. Per esercitare i propri diritti, si prega di utilizzare le informazioni di contatto fornite all’interno di questa informativa sulla protezione dei dati.

DIRITTO AD AVERE INFORMAZIONI IN MERITO AI PROPRI DATI

Vi forniremo tutte le informazioni relative ai vostri dati in nostro possesso su richiesta.

DIRITTO DI RETTIFICA E COMPLETAMENTO DEI DATI

Rettificheremo le informazioni imprecise su di voi a seguito di vostra notifica. Completeremo i dati incompleti da voi segnalati, a condizione che tali dati siano necessari per la finalità del trattamento.

DIRITTO ALLA CANCELLAZIONE DEI DATI

Cancelleremo le informazioni da noi detenute a seguito di vostra richiesta.
Tuttavia, alcuni dati saranno cancellati solo dopo uno specifico periodo di tempo, ad esempio qualora fossimo tenuti alla conservazione del dato per legge o qualora avessimo bisogno del dato per adempiere alle nostre obbligazioni contrattuali nei vostri confronti.

DIRITTO AL BLOCCO DEI DATI

In determinati casi previsti dalla legge, noi bloccheremo i vostri dati se voi lo desiderate. I dati bloccati saranno oggetto di futuri trattamenti in misura molto limitata.

DIRITTO A REVOCARE IL CONSENSO

Potete revocare il consenso prestato al trattamento dei vostri dati con efficacia per il futuro in ogni momento. La legalità del trattamento dei vostri dati rimane inalterata fino al momento della revoca del consenso.

DIRITTO DI OPPORSI AL TRATTAMENTO DEI DATI

Potete opporvi al trattamento dei vostri dati con efficacia per il futuro in ogni momento, qualora il nostro trattamento dei dati sia effettuato sulla base di una delle giustificazioni di legge previste dall’art. 6 (1e o 1f) del Regolamento EU 2016/679. Nel caso di vostra opposizione noi interromperemo il trattamento dei vostri dati, a condizione che non ci siano motivazioni impellenti o legittimi per l’ulteriore trattamento. Il trattamento dei vostri dati con finalità di marketing non costituisce mai un motivo impellente o legittimo.

DIRITTO ALLA PORTABILITÀ DEI DATI

Su vostra richiesta, possiamo mettere alcune informazioni a vostra disposizione in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile da un dispositivo automatico.

DIRITTO DI PROPORRE RICORSO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

Potete proporre ricorso in relazione al trattamento dei dati personali nei confronti dell’autorità garante per la protezione dei dati.
Per fare questo, si prega di contattare l’autorità garante per la protezione dei dati competente del proprio luogo di residenza o l’autorità garante per la protezione dei dati sotto la cui giurisdizione ricade la nostra società (indicato sotto).

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

e-mail: garante@garanteprivacy.it
Site: http://www.garanteprivacy.it

I VOSTRI PUNTI DI CONTATTO PER QUALSIASI DOMANDA INERENTE ALLA PROTEZIONE DEI DATI

Per qualsiasi domanda relativa ai dati personali o per l’esercizio dei vostri diritti, si prega di utilizzare i seguenti riferimenti per entrare in contatto direttamente con noi: privacy@politubes.it

MODIFICHE ALLA PRESENTE INFORMATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI

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Nel caso di modifiche al trattamento dei dati, questa informativa al trattamento dei dati dovrà essere modificata di conseguenza.

May 2018