PROCEDURA PER LA GESTIONE DI SEGNALAZIONI E DENUNCE RIGUARDANTI VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO

1. OGGETTO

La presente Procedura disciplina le modalità di gestione di denunce, reclami e segnalazioni (in seguito “denunce”) di violazione dei principi etico-comportamentali previsti dal Codice Etico Politubes S.r.l. (in seguito “violazioni”).

Le segnalazioni che rientrano nel perimetro del whistleblowing riguardano (D.lgs. 24/23 art.2, comma1, lettera a)):

  1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei successivi numeri 3), 4), 5) e 6);
  2. condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei successivi numeri 3), 4), 5) e 6);
  3. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al predetto decreto ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al predetto decreto, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
  5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
  6. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5);

Per espressa previsione legislativa, le disposizioni in materia di whistleblowing non si applicano (art. 1, D.lgs. 24/2023):

  1. alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
  2. alle segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al presente decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al presente decreto;
  3. alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

Sono prese in considerazione le denunce pervenute dai componenti degli Organi Sociali, dal Personale (Dipendente e non) e da tutti coloro che, direttamente indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano con Politubes S.r.l. rapporti e relazioni, o, comunque, operano per perseguirne gli obiettivi (“Denuncianti”).

Politubes S.r.l. si impegna a salvaguardare l’anonimato del denunciante e a garantire che lo stesso non sia oggetto di alcuna forma di ritorsione.

2. I CANALI ATTRAVERSO CUI È POSSIBILE INOLTRARE LA SEGNALAZIONE INTERNA

La denuncia della violazione può essere inoltrata in forma scritta o oralmente come segue.

  • Tramite lettera o via e-mail, firmata o in forma anonima ad uno dei seguenti indirizzi:
  1. per posta ordinaria o a mani a Politubes S.r.l, via Enrico Fermi 9/11, 20875, Burago di Molgora (MB), Italia, all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza;
  2. via e-mail a: segnalazioni@politubes.com.
  • Oralmente al numero di telefono 039 9054999, chiedendo un appuntamento telefonico con l’Organismo di Vigilanza.

Politubes S.r.l. assicura la massima protezione dei dati dei Denuncianti e contrasta qualsiasi ritorsione nei confronti di chi segnala presunte violazioni.

3. GESTIONE DEI CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA

La gestione dei canali di segnalazione interna è così affidata all’Organismo di Vigilanza, il quale assicura il corretto svolgimento del procedimento e che provvederà alle seguenti attività:

  • rilasciare al segnalante apposito avviso di ricevimento, entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione;
  • mantenere le interlocuzioni con il segnalante e richiedere a quest’ultimo, se necessario, integrazioni;
  • dare diligente seguito alla segnalazione;
  • fornire riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
4. CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO

Il canale di segnalazione esterna è affidato all’ANAC che, con l’entrata in vigore del decreto legislativo in oggetto, potrà ricevere e dovrà gestire anche le segnalazioni esterne provenienti da soggetti appartenenti al settore privato. Segnalazioni, queste, che, ai sensi dell’art. 6, potranno essere effettuate al ricorrere di una delle seguenti condizioni:

  • in mancanza di previsione o di attivazione di un canale di segnalazione interno nel contesto lavorativo di appartenenza, ovvero in presenza di un canale di segnalazione non conforme a quanto previsto dall’art. 4;
  • nell’ipotesi in cui la segnalazione effettuata tramite il canale interno sia rimasta senza seguito;
  • nell’ipotesi in cui il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione interna, la stessa rimarrebbe senza seguito, ovvero possa determinare il rischio di ritorsione;
  • nell’ipotesi in cui il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire pericolo imminente per il pubblico interesse.

Come per la segnalazione interna, anche per la segnalazione esterna l’ANAC deve attivare un canale che garantisca la riservatezza del segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto e della documentazione alla stessa allegata (art. 7, comma 1).

Le segnalazioni esterne sono presentate in forma scritta, tramite apposita piattaforma informatica, ovvero oralmente, attraverso linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale o incontro con il personale addetto (art. 7, comma 2).

Laddove la segnalazione esterna venisse presentata, per errore, ad un soggetto diverso dall’ANAC, colui che la riceve dovrà trasmetterla a quest’ultima entro 7 giorni, dandone comunicazione al segnalante (art. 7, comma 3).

Le modalità di gestione delle segnalazioni esterne, specificamente individuate dall’art. 8, sono sostanzialmente sovrapponibili a quelle relative alla gestione delle segnalazioni interne, con la differenza che, in questo caso, è espressamente previsto l’onere per l’ANAC di comunicare al soggetto segnalante l’esito finale della procedura, che può consistere anche nell’archiviazione della segnalazione, in una raccomandazione o in una sanzione amministrativa, ovvero nella trasmissione della stessa alle autorità competenti (amministrativa o giudiziaria, ivi comprese le istituzioni, gli organi o gli organismi dell’Unione Europea), che dovranno gestire la segnalazione secondo le modalità di cui al comma 1 dell’art. 8.

Tale ultima ipotesi ricorre nei casi in cui la segnalazione abbia ad oggetto informazioni sulle violazioni che non rientrano nella competenza dell’ANAC.

L’ANAC provvede, inoltre, alla trasmissione annuale alla Commissione europea delle informazioni relative al numero di segnalazioni esterne ricevute, al numero e alle tipologie di procedimenti avviati a seguito delle segnalazioni, con indicazione del relativo esito, nonché agli eventuali accertati danni finanziari derivati dalle violazioni oggetto di segnalazione (art. 8, comma 3).

5. PROTEZIONE DEL DENUNCIANTE

In conformità con le best practices in materia, Politubes S.r.l. non tollera alcun tipo di ritorsione nei confronti di chi, in buona fede, denunci un’attività illecita o una violazione o fornisca assistenza all’Amministratore Unico e/o al Management nell’attività di investigazione.

L’Amministratore Unico non rivela l’identità di chi effettua la denuncia e non tollera iniziative che abbiano l’obiettivo di identificare il denunciante.

Politubes S.r.l. assicura inoltre che le segnalazioni ricevute siano trattate con assoluta confidenzialità e riservatezza, in linea con le disposizioni normative.

6. ADOZIONE DELLA PROCEDURA ED INFORMAZIONI AI DIPENDENTI ED AI TERZI

La presente Procedura è stata approvata in data 11 gennaio 2022.

Al fine di dare efficacia alla comunicazione ed alla formazione nei confronti dei Dipendenti, l’Amministrazione attiverà il seguente processo:

  • invio a mezzo e-mail del testo della Procedura, ai Responsabili delle funzioni;
  • affissione in bacheca della presente procedura;
  • indicazione dei riferimenti cui indirizzare le denunce;
  • inserimento della Procedura sul website, in modo da dare possibilità anche a soggetti esterni di prendere visione del suo contenuto.

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